Qu’est-ce qu’un événement virtuel?
Vous avez probablement assisté à un webinaire en ligne, regardé un cours d’entraînement à la demande ou rejoint une réunion à l’aide d’un outil de visioconférence. Vous pourriez même avoir assisté à une conférence dans le confort de votre bureau. Ce sont tous des exemples d’événements virtuels. Un événement virtuel est un événement où les individus découvrent l’événement et son contenu en ligne plutôt que de se réunir en personne.

4 principaux types d’événements virtuels

En ce qui concerne votre programme d’événements total, des événements virtuels peuvent être ajoutés à la combinaison des événements que vous organisez, des événements auxquels vous assistez et de vos événements internes. Les événements virtuels ne remplacent pas d’autres types d’événements, mais un nouveau type à ajouter et à améliorer l’ensemble de votre programme. Voici les quatre principaux types d’événements virtuels.

1. Webinaires
Les webinaires durent généralement entre 45 et 80 minutes. La tenue de webinaires permet virtuellement aux participants du monde entier de se joindre à eux et d’écouter un ou plusieurs orateurs présenter le contenu. Les entreprises peuvent demander aux participants de participer à des webinaires en utilisant services de paiement en ligne ou peuvent être offerts gratuitement. Les webinaires utilisent généralement des outils de visioconférence qui permettent des questions et réponses, la possibilité de présenter une vidéo en direct ou préenregistrée, et d’être proposés à la demande après coup. En raison de leur nature pédagogique unique, les webinaires ont prospéré avec une fréquentation 100% virtuelle. Ceux-ci peuvent également inclure des formations internes et externes.

2. Conférences virtuelles
Tout comme les conférences en personne, les conférences virtuelles sont construites autour d’un ordre du jour complexe et en direct qui comprend des discours, des sessions, des discussions, etc. Les conférences virtuelles incluent un contenu multisession et peuvent impliquer des outils d’engagement communautaire. Bien qu’elles ne soient pas aussi efficaces en termes de capture de leads et de réseautage qu’un événement en personne, les conférences virtuelles permettent aux participants d’afficher des keynotes en temps réel, de construire leur propre agenda à partir de contenu pertinent et à la demande, et d’interagir avec d’autres participants.

3. Événements hybrides internes
Il s’agit des mairies, des lancements de vente, des événements à l’échelle de l’entreprise, des formations, des réunions de service et plus. Pour les organisations qui couvrent des pays, voire des continents, les événements hybrides internes sont utilisés pour partager un message à l’ensemble de l’entreprise lorsque les employés ne sont pas tous réunis au même endroit. Bien qu’il soit formidable de transporter chaque employé au siège de votre organisation, ce serait incroyablement coûteux et la planification requise prendrait beaucoup de temps. La deuxième meilleure option consiste à héberger des événements à la fois en personne et en partie virtuels.

4. Événements hybrides externes
Ces événements sont organisés pour les personnes extérieures à votre organisation. Il peut s’agir de conférences d’utilisateurs ou de conférences de l’industrie. Ces événements nécessitent des niveaux de production vidéo plus élevés afin que les participants virtuels bénéficient d’une qualité similaire à celle des participants en personne. Ces événements permettent aux participants qui ne sont pas en mesure de se rendre à l’événement de participer et d’apprendre. Il est difficile de fournir la même valeur lors d’événements hybrides externes, car les participants en personne peuvent réseauter plus librement et interagir plus facilement avec le contenu que ceux qui y participent. virtuellement.

Pourquoi organiser un événement virtuel?
Les événements virtuels sont organisés pour les mêmes raisons que les événements en personne: pour transmettre le message de votre entreprise afin de générer des prospects et des revenus, de stimuler l’adoption et de créer une valeur de fidélité à vie. Les organisateurs de réunions et d’événements font le choix entre des événements en personne, virtuels et hybrides depuis des années et chaque type d’événement est assorti de ses propres avantages et inconvénients. Par exemple, un webinaire bénéficie d’être virtuel car il est spécialement conçu pour jeter un large filet pour offrir un leadership éclairé, une formation ou un autre contenu, tandis qu’une conférence des utilisateurs ou un programme de formation régional est spécialement conçu pour créer 1: 1 interactions en personne que la livraison en face à face améliore. Lorsque vous décidez de rendre votre événement virtuel ou non, pensez à ce que vous espérez gagner de l’événement et à quel point ces objectifs peuvent être atteints virtuellement par rapport à en personne.

Voici quelques raisons d’organiser un événement virtuel:
Accessibilité: Bien que l’événement se déroule toujours en personne, les options virtuelles permettent vous pour accueillir les participants qui ne peuvent pas y assister en personne.
Budget: votre organisation doit réduire ses coûts et rendre virtuels les petits événements et les webinaires peuvent aider à déplacer de l’argent vers le plus grand événement de l’année qui génère le plus grand nombre de prospects. Il est également utile d’avoir une option virtuelle ou hybride lorsque les budgets des participants pour voyager sont une préoccupation.
Il n’y a pas d’autre option: que ce soit en raison des conditions météorologiques extrêmes, des interdictions de voyager ou d’une catastrophe naturelle, vous êtes obligé de rendre votre événement en personne virtuel ou de l’annuler complètement.
En personne ou virtuel – Les principes fondamentaux comptent
La planification d’événements se résume aux principes fondamentaux. Tous les événements, en personne ou virtuels, font probablement déjà partie de votre mix marketing intégré. Pensez-vous à vos événements en personne et virtuels de manière globale? Pensez-y. Vos clients et prospects assisteront à la fois à vos événements en personne et à vos événements virtuels. Ils travaillent tous ensemble avec le reste de votre mix marketing pour atteindre et impliquer votre public et vous donner image complète d’intérêt. Les événements virtuels ne doivent donc pas être séparés du reste de vos événements. Ils doivent être intégrés à votre programme de réunions et d’événements.

Fondements de la planification d’événements
Les événements virtuels, comme les événements en personne, ont besoin d’un bon marketing. Sans promotion ciblée et efficace, la fréquentation en souffre.
Le contenu est roi. Dans un cadre virtuel, votre contenu est votre événement. Des keynotes puissants et des sessions engageantes adaptées à vos participants sont essentiels.
Seul ne signifie pas nécessairement solitaire. Gardez les participants virtuels engagés. Offrez des options adaptées à chaque type de participant et utilisez des guides d’événements en ligne pour les événements virtuels.
Les données sont le seul moyen de prouver le succès de l’événement. La mesure de l’engagement et la capture des données des participants sont le seul moyen de prouver le retour sur investissement de l’événement et d’activer le parcours de l’acheteur.
Mais les événements en personne et les événements virtuels ne sont pas exactement les mêmes
Les événements virtuels ont des limites que les événements en personne n’ont pas. Où les événements en personne peuvent attirer des participants avec une destination unique et promesse de réseautage, les événements virtuels doivent reposer sur le contenu. Les spécialistes du marketing et les planificateurs doivent commercialiser le contenu sur les segments qui obtiennent la meilleure réponse. Et, pour les événements virtuels, les planificateurs doivent décider comment fournir le contenu. Lors d’événements en personne, des séances en petits groupes et plusieurs options de contenu sont organisées en même temps. Envisagez-vous un événement virtuel qui doit également offrir plusieurs options de contenu simultanément ou offrez-vous plusieurs expériences de contenu unique? C’est une décision qui doit être prise. Non seulement cela, engager les participants via des réunions virtuelles est plus difficile et nécessite de la créativité et des technologies événementielles comme les applications mobiles d’événement pour avoir un impact.

Une autre réalité est que, avec les événements virtuels, l’engagement face à face en souffre. Il n’y a aucun moyen de contourner cela. La mise en réseau d’un participant à l’autre n’est pas aussi viable et les réunions de vente doivent avoir lieu après coup, en utilisant les données collectées virtuellement plutôt que les prospects collectés sur place. Si vous prenez votre conférence virtuelle, pouvez-vous quand même créer cette réunion 1: 1 avec votre représentant commercial pour parler des détails du compte dans les jours qui suivent? Après l’événement, le suivi post-événement doit se faire plus rapidement. Les données sont essentielles et le suivi doit être rapide et ponctuel. Les événements virtuels ne pourront jamais offrir le même niveau d’interaction face à face que les événements en personne. Cela dit, il existe des moyens de réussir des événements virtuels, mais cela nécessite une planification minutieuse, d’excellentes données et de l’agilité.

Éléments d’événements virtuels
Un événement virtuel est construit autour du contenu, de l’engagement des participants et des données. Bien que les événements virtuels ne nécessitent pas de F&B, ils sont constitués de nombreux éléments identiques à tout autre type d’événement. La qualité et la connectivité de la production vidéo seront importantes, ainsi que le site qui contient l’agenda et le contenu. Voici les éléments qui composent un événement virtuel:

Site Web de l’événement
Inscription à l’événement
Contenu de présentation en direct
Audio / vidéo unidirectionnel en direct
Question et réponse
Sondage en direct
Prise de notes / diapositives préférées
Enregistré contenu
Vidéoconférence interactive
Sondages de rétroaction
Technologies événementielles et plateformes d’événements virtuels pour héberger un événement virtuel

Les événements virtuels reposent sur la technologie. La participation ne serait pas possible sans l’utilisation d’ordinateurs et d’appareils mobiles. Mais la technologie des événements virtuels ne se limite pas aux outils de visioconférence. Tout comme un événement en personne, les événements virtuels bénéficient de l’utilisation d’une plate-forme technologique événementielle complète qui vous aide à promouvoir, exécuter et gérer votre événement. Vous trouverez ci-dessous les éléments les plus importants de la technologie événementielle à utiliser lors de l’exécution de votre événement virtuel.

Site Web de l’événement
Le site Web de votre événement est utilisé pour la promotion de l’événement. Il sert le même objectif, que l’événement soit virtuel ou en personne. Le site Web de votre événement est votre principal outil promotionnel pour intéresser les participants potentiels et les inciter à s’inscrire à l’événement. Le site Web de votre événement doit communiquer la valeur de votre événement virtuel, contenir le calendrier de l’événement, présenter des conférenciers, inclure des FAQ et indiquer le potentiel participants à l’inscription.

enregistrement
L’inscription est votre premier outil de collecte de données et essentielle à votre événement. Les outils d’inscription permettent aux participants de s’inscrire à des événements virtuels, seminaire de soumettre des préférences et des informations personnelles et d’effectuer un paiement si nécessaire. Un outil d’inscription en ligne robuste permet aux participants de s’inscrire facilement et fournit aux planificateurs et aux spécialistes du marketing les données dont ils ont besoin pour planifier un grand événement et prouver le succès de l’événement.

Email
Le marketing par e-mail peut stimuler la demande pour un événement et augmenter les inscriptions, tenir les participants informés avant l’événement et être utilisé pour engager les participants menant à votre événement virtuel, et enfin grâce à des sondages de rétroaction. Le courrier électronique est le meilleur moyen de communiquer avec les participants à toutes les étapes de l’événement. Utilisez un outil de marketing par e-mail qui peut fournir des e-mails personnalisés et de marque, automatiser l’envoi des e-mails et à qui en fonction des données des participants, et fournir des taux d’ouverture et des mesures de clics.

Guide des événements en ligne et application mobile pour les événements
Un des plus des éléments importants de la technologie événementielle pour les événements virtuels, le guide des événements en ligne et l’application mobile pour les événements sont le point de départ des participants pendant l’événement. Vous trouverez peut-être cela surprenant, mais les applications d’événements mobiles sont aussi essentielles aux événements en personne qu’aux événements virtuels. Ces outils fonctionnent sur les appareils mobiles et les navigateurs Web et sont le principal centre d’information pour les participants. Les ordres du jour avec des liens vers les sessions mettent le contenu à portée de main des participants. C’est là que les participants choisissent et choisissent les sessions à ajouter à leur agenda et où les planificateurs collectent des données sur la popularité des sessions et l’engagement des participants. Ces outils connectent également les participants et fournissent des outils de messagerie qui permettent aux participants de réseauter et de favoriser les connexions virtuellement.

Commentaires sur l’événement
La rétroaction sur les événements est cruciale pour les événements virtuels lorsque les planificateurs n’ont pas la possibilité de mesurer les réactions par les expressions ou les commentaires verbaux des participants sur place. Utilisez des outils de rétroaction d’événement pour recueillir des commentaires à l’aide d’enquêtes post-événement qui peuvent être utilisées pour prouver l’événement Succès. De plus, les commentaires sur les événements peuvent être utilisés comme un outil pour qualifier les prospects virtuels et les conduire aux ventes.

Intégrations
Les intégrations garantissent que l’enregistrement vital et les données des participants sont partagés entre votre système de technologie événementielle et votre plateforme d’événement virtuelle. Il permet également de partager ces données avec vous, l’automatisation du marketing et les systèmes CRM. Utilisez des outils d’intégration pour conserver vos données de participants en un seul endroit pour vous permettre de passer plus rapidement aux prospects et d’analyser les informations clés issues d’événements tels que la participation à la session et l’engagement.

Les bases: comment héberger un événement virtuel
Vous avez décidé que vous souhaitez ou devez planifier un événement virtuel. Alors comment tu fais? Le processus de planification est très similaire à celui de tout autre événement. Tout comme vous vous mettriez à la place de vos participants lors de la planification d’un événement en personne, vous devriez faire de même pour un événement virtuel. Vous ne garderiez pas les participants à leur place pendant plus de deux heures à la fois et il en va de même pour les événements virtuels. Comme vous le planifiez, utilisez votre trucs et astuces de planification standard pour créer et exécuter un grand événement. Les événements virtuels peuvent sembler différents, mais plus vous les traitez comme un événement en personne, mieux c’est.

Questions à poser lors de la planification d’un événement virtuel
Le contenu sera-t-il en direct, à la demande ou un mix?
Avez-vous créé un guide pour les participants avant l’événement qui explique comment rejoindre des keynotes, assister à des sessions et utiliser des outils de messagerie?
Quels sont vos KPI pour l’événement? Bien que vous puissiez vous concentrer moins sur les prospects acquis, vous pouvez établir des objectifs autour de l’enregistrement de la session et des sondages de rétroaction.
Que se passe-t-il si vous rencontrez des problèmes de connectivité?
Allez-vous facturer votre événement ou offrir un accès gratuit?
Combien de temps les sessions à la demande seront-elles disponibles après l’événement?
Combien de temps dureront les séances?
Quels outils les participants auront-ils pour réseauter et planifier des rendez-vous?
Préparation des participants aux événements virtuels
Lorsque la technologie est impliquée, il y aura une erreur utilisateur. Les événements virtuels ne sont pas tous les mêmes. Il existe différents types de visioconférence outils là-bas, ainsi que des options technologiques événementielles. Ne tenez pas pour acquis le savoir-faire numérique de vos participants (ou son absence). Avant l’événement, il est recommandé de créer un guide pour les participants expliquant comment accéder à l’événement, aux sessions, etc. Encore mieux, permettez aux participants de s’exercer à lancer des sessions ou à envoyer des messages avant le début de l’événement. Cela réduira le stress des participants, réduira le flot de questions le jour 1 de l’événement à un filet et offrira une meilleure expérience globale aux participants. Ce guide n’a pas besoin d’être périmé. Votre événement aura-t-il un hôte quelconque? Pensez à leur faire enregistrer une vidéo d’introduction qui les éduque tout en insufflant de l’humour au contenu.

Engagement des participants lors d’événements virtuels
Les événements en personne sont conçus pour l’engagement. Du réseautage des participants aux heures heureuses aux rendez-vous en tête-à-tête en direct, ces événements impliquent les participants plutôt que de les faire s’asseoir pendant des heures et écouter le contenu. Vous pourriez penser que les événements virtuels ne fournissent pas une opportunité d’engagement – vous auriez tort. Les keynotes, bien que vus individuellement, peuvent utiliser des sondages en direct pour engager les participants. Les sessions peuvent toujours impliquer des questions / réponses en direct. Les outils d’engagement fournis sous forme de technologie événementielle sont toujours disponibles. Grâce aux capacités de messagerie d’une application mobile, les participants peuvent se rencontrer virtuellement et organiser des réunions. Comme toujours, les médias sociaux sont un excellent outil d’engagement à exploiter. L’utilisation d’un hashtag d’événement et la possibilité pour les participants de publier des photos des plats à emporter préférés de la journée, des configurations de bureau, etc. peuvent donner aux participants l’impression de faire partie d’une communauté.

Mise en réseau et connexion lors d’événements virtuels
Avec un événement virtuel, ce n’est pas parce que les participants ne peuvent pas se serrer la main qu’il n’y a aucune possibilité de réseautage. Une application mobile d’événement, qu’elle soit utilisée sur le téléphone ou dans un navigateur Web, peut connecter les participants et fournir un système de messagerie. Une fois que les participants se sont connectés sur l’application, ils peuvent planifier des rendez-vous individuels les uns avec les autres, avec les exposants ou sponsors. Envisagez de prévoir du temps de réseautage dédié pour encourager les participants à se rencontrer. À l’aide des données d’inscription, reliez les participants ayant des intérêts similaires et configurez des discussions de groupe et des discussions. Facilitez la mise en réseau via des appels vidéo, des groupes de discussion et des rendez-vous.

Données d’événements virtuels
Les données disponibles varient des événements en personne aux événements virtuels. Les données sont toujours collectées avant, pendant et après l’événement et peuvent être utilisées pour qualifier les prospects, prouver le succès de l’événement et améliorer l’événement pour l’année suivante.

Données collectées lors d’événements virtuels
Nombre d’inscriptions
Informations sur les participants démographiques
Inscription à la session
Tarifs d’ouverture et de clics par e-mail
Résultats du sondage post-événement
Nombre de prospects
Intérêt d’achat
Évaluation des sessions
Commentaires sur la session
Engagement et portée des médias sociaux
Prouver le succès d’un événement virtuel

Le succès d’un événement virtuel dépend de l’alignement des objectifs de l’événement et de l’entreprise, de l’identification des indicateurs de performance clés pour définir le succès de l’événement avant l’événement, et de l’analyse des données de l’événement et de l’examen des informations après l’événement. La preuve du retour sur investissement d’un événement nécessite une analyse des coûts et des avantages. Les coûts sont exprimés en coûts directs, dépenses indirectes et coûts d’opportunité. Les avantages se réfèrent aux revenus directs, aux revenus attribués, au pipeline de ventes attribué, au capital marque et à l’échange de connaissances. En utilisant les données recueillies lors d’événements virtuels pour comparer les coûts et les avantages, vous pouvez prouver le succès de votre événement. Articulez les mesures de réussite de votre événement avant le début de l’événement. Après l’événement, prenez le temps de comprendre si l’événement a réussi en fonction de vos mesures et comment vous améliorer à l’avenir.

Comment transformer votre événement en direct en un événement virtuel à la dernière minute
Il peut y avoir des moments où vous devez effectuer un changement rapide et vos options sont d’annuler l’événement ou de le rendre virtuel. Il s’avère que rendre un événement virtuel n’est pas si difficile si vous avez la bonne infrastructure en place. Le tri du voyage, de l’hébergement, des repas et des repas et d’autres éléments nécessitera des efforts, mais le transfert du contenu de personne à virtuel n’est pas aussi difficile comme vous pourriez le penser.

Questions à poser avant de passer à un événement virtuel
Votre agenda peut-il être traduit dans un environnement virtuel, ou un événement en personne est-il requis?
Comment allez-vous suivre la fréquentation?
Votre organisation dispose-t-elle d’une solution de réunion virtuelle?
Votre organisation dispose-t-elle de membres du personnel capables de prendre en charge et de gérer les aspects techniques d’un événement virtuel?
Pouvez-vous gérer la bande passante?
Vos participants ont-ils tout le matériel dont ils ont besoin pour assister virtuellement?
Comment faire pivoter vers un événement virtuel
Mettre à jour le site Web de l’événement et envoyer un e-mail aux participants pour indiquer que l’événement devient virtuel et la raison du changement
Fournir aux participants un guide sur la façon d’assister virtuellement à l’événement
Dans l’agenda, ajoutez des liens vers l’enregistrement de session ou la diffusion en direct
Événements virtuels dans le cadre de votre programme de réunions et d’événements
En conclusion, l’ajout d’événements virtuels en tant que stratégie numérique clé à votre programme de réunions et d’événements est une bonne idée. Alors que nous savons que les événements virtuels n’ont pas le même pouvoir que le face-à-face les interactions, les circonstances peuvent nécessiter de devenir virtuels, parfois à très court préavis. Avoir un plan et la technologie appropriée en place signifiera qu’un pivot vers le numérique peut être une alternative en laquelle vous avez pleinement confiance, et une alternative en laquelle vous pouvez avoir confiance pour offrir des expériences intéressantes et informatives aux participants que vous travaillez si dur pour que cela se produise.